Gmailへの転送と署名機能でメール管理を効率化

せっかく独自ドメインを取得して、xxxxx@xxx.comのようなオリジナルのメールアドレスをビジネス用に作っても、メール管理に手間取っているというお悩みはありませんか?

会社員から起業家まで幅広く使っているのがGmailアドレスなので、メールが届くよう転送の設定をすることで、スマートフォンで手軽にメールチェックができるようになります

また、Gmailの便利な署名機能を使うことでメールの送受信が効率化できます

本記事では、Outlookなどのメーラーに届くメールをGmailに転送して、効率よくメール管理をする方法を紹介します。

目次

Gmailに他のメールから転送させる方法

パソコンに向かう女性

Gmailで全てのメールを一元管理する場合、転送したいメーラーで設定を行わなければなりません

OutlookはGmailに次いで利用の多いメーラーです。ビジネスで利用されている方も多いのではないでしょうか?

ここでは、Outlookで受信したメールをからGmailへ転送する方法を説明します。

1.MicrosoftのOutlookのウェブページにサインイン

Microsoftのサインイン画面

2.右上の設定ボタンをクリックして「Outlookのすべての設定を表示」をクリック

Outlook設定画面

3.メール→転送を選択

Outlookの設定画面

4.転送を有効にするにチェックを入れてGmailのメールアドレスを入力

Outlookの設定画面

右下の保存ボタンをクリックします。

テスト送信をしてみると、この通りyahooメールからOutlookへ送ったメールがGmailへ転送されます。

Gmailのメール

Gmailの署名機能を使ってメール管理を効率化する方法

パソコンの前の笑顔の女性

Gmailにメールを転送できるようになったら、次はGmailを使って効率的にメール管理を行いましょう。

それには署名機能を有効活用するのをおすすめします。

署名機能といっても、ただ名前を入れるだけではありません。

初めのあいさつや終わりのあいさつまで設定しておくことで、普段のメール処理のスピードが格段に上がります。

また、新規メール用の署名、返信用の署名など用途別に設定できるのも効率化には欠かせません

以下、Gmailの署名機能の設定方法です。

1.Gmailを開いたら右上にある歯車マークの「設定」をクリックし「全般」を選び下の方へスクロールさせ「署名」の新規作成をクリック

Gmailの設定画面
Gmailの設定画面

2.署名の内容に名前を付ける→署名内容を入力→下までスクロールし保存

Gmailの設定画面

署名を作成し保存をすると、メール作成する時に署名マークをクリックすることで使えるようになります。

Gmailの設定画面

メール作成時に署名マーク→署名の名前(先ほど名付けた署名)を選ぶことで自動で、画像のオレンジの囲みの–の下に設定した署名が入りますよ。

署名の前の「–」を表示させないように設定することも可能です。

また、「新規メール用」と「返信 / 転送用」で署名内容を別々に設定することができます。

Gmailの設定画面

お客様に向けたメッセージや社内、身内に向けたメッセージなど文面を変えたい時にとても便利な機能です。

何度も同じ文面を思い出しながら書いていた方や、過去の署名内容、あいさつ文をコピー&ペーストして使い回していた方に署名機能はおすすめです。

まとめ

スマートフォンからつながるメールのネットワーク

ビジネス用のメールを取得しても上手く使いこなせていなかった方は、

  • Gmailに全てのメールを転送させる
  • Gmailの署名機能を設定する

この2つを試すのをおすすめします。

このひと手間でメール管理の労力を減らし、売上アップのための工夫に取り組んでみてくださいね

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この記事を書いた人

宮崎県出身、都内在住。
起業を目指す感覚派な女性達と、女性向け商品サービス販売の中小企業様に、マーケティングを使って、『独自の強み』と『分析』『仕組み化』で、ファンを毎月10人増やし売上を安定させるマーケティングコンサルタントとして活動。

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